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区块链大帝

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发布于 2020-02-09 阅读数 3462

干货 | 一家1200人分布30国的公司教你远程办公

2月7号20:00,BlockMania AMA直播第48期继续进行,本期主题为「远程办公与分布式协作」,分享嘉宾Jerry现在某大型跨国区块链公司咨询团队任职,公司在全球30多个国家有超过1000名员工,大部分工作和员工都是远程工作为主。Jerry为大家解读了1000人的全球团队是如何进行远程办公的,分析了远程办公分布式协作的优势与挑战。

以下为本次AMA的文字整理

简单介绍一下我现在的情况,我在某跨国大型区块链公司的咨询团队任职,主要负责中国区的业务,我服务的对象包括政府大型企业和各种机构,也包括非盈利性的组织,主要是从事一些架构咨询和区块链落地应用这方面的工作。

我们公司成立于2016年,全公司最多的时候有一有超过1200人,在全球五大洲30多个国家都有我们的同事,有在超过十个城市有拥有办公室。

干货 | 一家1200人分布30国的公司教你远程办公

我们公司崇尚的就是「Remote First」的一个文化环境。

公司绝大多数人都是长期在家里办公,或者远程办公,我们的十个办公室也没有固定的座位,为了方便大家办公,随时去、随时找到空的位置就可以在办公室里临时办公。

我们的同事在全球各个国家都有分布,我们在一个项目上会进行大范围的一个全球合作。

比如我们最近在中国进行的一个项目,团队里就有来自法国、英国、爱尔兰、美国东海岸和西海岸、中国香港和中国澳洲的同事。所以在远程办公这一块儿,我们积累了大量的经验,也期待和大家分享。可能也只是基于我们自己的一个办公经验,其中有很多可能不足的地方,也欢迎大家指正和提出建议。

可能和绝大多数人目前这种远程办公的情况不太一样,我从进入公司到现在已经是差不多有一年的远程办公了,是一个长期远程办公的状态。在这期间,我只去过我们香港的办公室,不超过十天。绝大多数的时间,我们都是通过各类的远程办公软件和团队进行交流。

我们会使用的最多的软件就是基本上就是像Slack、Gmail、Zoom、Google Calender、Google办公三件套。在信息管理方面,我们会使用Confluence。公司也自己出的一个软件,叫Sobo,是用来进行人员管理的。

在公司行政上,我们会也会使用Salesforce来管理pipeline。

根据各个小团队和每个人自己的熟练程度,会使用Trello、Excel甚至便贴这一类的软件来进行项目管理,在中国的项目也会使用wechat来方便进行沟通。在后台的行政,我们会使用像Expensify、Soncur来进行报销和出差的行程管理。

这是我们最近一次月会的一个截图,有大概超过500人参加了这次会议。

干货 | 一家1200人分布30国的公司教你远程办公

为什么要实行远程全球办公,是因为我们公司是全球分布,所以没有办法做到所有人集中在一起办公、进行996的、周一到周五的工作方式。

举一个我的美国纽约同事的例子,通常他一天早上五点或者六点会起来参加欧洲这边的会议或者亚洲的会议,大概七点会议结束之后,他可能会需要送她女儿去学校,在路上会花费一个小时左右。送完他女儿回来以后,他可能马上又会有两到三个会议要开。这种情况下,他没有必要再花时间去办公室。

我们很多同事都是这样的情况,选择了在家远程办公。因为公司在全球都有分布,而在中国的同事相对比较少,所以有时候我们得配合海外的同事的时间,比如在晚上两点、凌晨四点、早上六点开会。

Remote办公的好处有很多,第一是自由,几乎是在一个完全无人监管的状态下工作;第二,是节省时间,我们不用经历早高峰晚高峰,每天可以节省至少一到两个小时的时间;第三,是时间灵活可控,可以完全根据自己的节奏来对工作时间进行合理的安排,这样就算有一些紧急,也可以有效处理。

但是我自己在经过这一年多的远程办公过程,觉得远程办公非常的难也非常具有挑战性。

具体有以下几个难点:

第一,是管理,大家时区不一样,跨度很广,无法轻易对所有人的情况进行掌控。

第二,是交流难,大家都不在身边,无法一转身就有同事能和你交流,比较正式的沟通都需要通过约电话会议或者通过通讯软件,这中间肯定会或多或少有时间上的延迟。

第三,是信任难,因为大家都在不同国家,有不同的文化,很多同事从进公司的第一天甚至到他离开的那一天你可能都没有见过。在这样的一个情况下,如果大家要作为一个团队工作,建立信任是很难的。

第四,远程办公会出现效率比较低的情况。

第五,远程办公的透明性,因为谁都看不见,谁也不知道你是不是真的在工作。

最后,长期远程办公最大的挑战其实是在心理上会产生孤独感,长期没有办公室、没有办法和同事在同一个屋檐下沟通,会造成孤独感。这也是在公司里大家会经常想用各种办法来解决的问题,比如如果有同事去自己的城市,大家都会尽量多的抽出时间线下见面办公、一起出去吃个饭或者一起参加一个活动。

接下来分享一些我们同事之间互相总结的、能够改进远程办公缺点、增加办公效率的一些小方法。

我们工作的核心是找人、找时间、找事情,远程办公在这里最大的难点在于透明性。

那怎样来解决这些问题呢?

第一,一个合理的公开的信息系统是最好的解决方法。我们有一个自己的软件Sobo,是一个很简单的人力查询系统,比如在某个方面,你需要找什么样的专家,就可以在Sobo上搜索,并与他沟通。

因此我们都会尽量把自己的信息进行公开,比如我是谁、我在哪儿、我的专长是什么、我的工作职责是什么、我感兴趣的是什么等,方便大家在有困难的时候能第一时间来找我。

第二,把自己的时间状态及时更新和反馈,我们会大量使用谷歌日历,把自己每一天的所有会议、要出去见客户的时间、不方便开会的时间及时填在日历上,这样其他同事可以根据你的日历上的时间段选取最适合的办公时间。

第三,我们的工作是项目制的,每个人在不同项目上和不同客户打交道,因此需要把项目信息公开,我们会对每一个参与的项目进行详细的描述,并对项目上整个人员团队的配置进行详细的描述,对所有项目涉及到的PPT、背景资料有很好的归纳,所以当你需要什么样的资料,就可以在网上搜索到,对接到相关的人和专家。当别人对你的项目有疑问,或者有客户有类似的需求,他就可以直接向你咨询。

最后,核心是把文件信息的分类信息做好。z之前我们会把所有的信息放在Quip上,最近我们把所有的信息都放在Conflunce上,并把信息进行分类和集中管理,每周进行实时更新,方便大家找到自己所需的信息和资料。

说完了协作层面,我们来看看从个人角度如何进行提升。

第一,自觉性,工作中的自觉性是有挑战的,人性有时候是最难克服的。在没有人监督的工作环境下,很容易就会出现偷懒和情绪问题。你需要不停给自己打气或者多多看看鸡汤文来保证自己的工作积极性和自觉性。

第二,要保证工作的职业性,OKR和KPI的管理要做好,每个季度每个月每年的OKR或KPI的制定极其重要。在整个过程中,对工作整体进度进行把控,并随时回顾OKR和KPI,进行合理的调整。这样可以保证整个工作在正确的节奏上进行。(Meet your OKRs –  It’s easy for a management team to feel uneasy about your contributions if they don’t see you working on something next to you. A remote worker would be smart to make sure their contributions fit their measurable contributions to the team and company’s goals.)

第三,你要在一定程度上要做到可见性,比如多参与讨论,多多贡献自己的时间和精力,在Slack上看到同事会提各类问题,可以主动去回答,或者看见一些好一些技术方案和案例,也会在Slack上进行主动分享。其实我们之前发现有人进了公司以后,因为远程办公的特殊性,他们在工作了一段时间以后,大家就找不到他们了,不知道他在干嘛,也不知道他去了哪。

第四,在时间管理上,需要小心手机陷阱,现在应用的推荐算法已经做得太好了,很有可能打开抖音就停不下来了。这就是一个对远程办公来说特别可怕的敌人。时间管理也要比较灵活,因为我们的工作在很多情况下会出现各种变数,比如同事突然找你,或者客户突然有需求,因此需要做到足够的灵活来应对每天不同的变化。有时,大家会陷入一个陷阱,就是很多人觉得,既然每天都是远程工作,那就必须总是在电话上。其实我们自己后来也反思,就是远程工作并不意味着总是需要在电话上或者总是需要开会,而是需要给自己留足够长的一段安静的时间可以去深度工作。

第五,在提升会议效率上,因为大家都在不同时区、不同的工作环境下,所以对会议要求很高,比如我们会要求,会议的时间一定不能特别长,通常超过一个小时的会效率就会很低。就算有时会议内容要超过一个小时,那也会把这个会掐掉,哪怕之后重新再开一个会都行。在会议上,每个人说话的时间尽量精简,不要说大段大段的口水话来浪费大家的时间。我个人会比较喜欢提前五六分钟加入电话会议,这样就会有一点点时间和同事进行交流和沟通。

第六,主动性,因为远程办公和在办公室不一样,因此你要更主动的去和同事进行沟通,也更主动的去找事情来做。也许有时候是在即时通讯软件上和同事约一个简单的10-20分钟的聊天都是很有必要的。

第七,不断的进行自我评估。我们大概会每两周、每三周重新来看一下目前手上使用的工具是否好用,软件是否达到了大家的需求,会不会有一些更新的软件大家可以去尝试的;我们的时间管理是否恰当,有什么做得不好的地方;我们的OKR、KPI是否达到;是否有什么东西需要再进行修改的。重新评估你的工作和团队的合作方式是在远程办公中非常重要的一点。

第八,跨文化工作。我们公司全球多个国家都有同事,因此在跨文化场景下对人的信任和尊重也是非常重要的,特别很多人来自不同的宗教文化背景时,在聊天的时候就需要照顾到他们的感受。在工作的时候我们选择相信同事,如果你不去相信同事的话,很多事情就很难再进一步往下做。

第九,合理利用空闲时间,因为有了远程办公,每天会多出一到两个小时的时间来,这是一个很好的地方,你会有机会利用这一两个小时来丰富自己,比如看更多的书、去健身房、玩游戏放松。大家在这种情况下,一定不要浪费这个每天都多出来的时间。

第十,办公环境。你最好有一个特别方便开会的角落、一个合适的显示屏、很舒服的桌子和椅子、很好的鼠标、很好的耳麦。也一定记得要多活动,多伸展,避免久坐。在多余的时间,可以积极的参加和组织活动,认识更多的工作之外的朋友。

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Q&A

干货 | 一家1200人分布30国的公司教你远程办公
1、用特定公司(如谷歌)云端的免费服务,会不会有客户是不允许这么用的?我听说有些翻译公司是不允许将原稿上传到任何公有云端服务的。

我们和客户打交道的时候,会特别询问对文件保管有什么特别要求。我们会尊重客户的需求,配合他的合规。我们谷歌用的是企业版(国内有类似的产品)

2、做为管理层的OKRs考核,有没有什么秘诀?因为即使在同一个公司都不一定能用好OKRs?

有很多OKR的书可以阅读一下,OKR作为管理工具是很好的,尤其是我们这样分布式协作的人,能通过OKR将大家与公司绑定而不是各做各的事。并且它作为一项工具可以随时回顾,来看工作是否在正规上,是否保持了正常的节奏,并与团队和公司一起向前走。

3、作为劳动者,对于接收的工作量,如何判定是合理还是不合理?因为每个人能力都不一样,时间单价可以按能力有变化,但能用的时间是有限的。

我们比较偏海外公司的做法,比如我们的假期使用的是无限制假期,也没有强制的工作时间段,也不发生生病了需要申请并必须等待批准的情况,完全取决于你自己的时间安排,而且选择项目也取决于个人的兴趣。因此公司会要求大家有特别强的职业性,来合理安排自己的工作和时间,自己对自己负责,把自己当成公司的所有者来处理所有的事情。

4、你们会写日报吗?大概多久会项目组开总结性的例会(非项目方面的会议 而是沟通、工作方法层面的)

我们不会要求写日报,有的团队会有写日报的要求。具体看个人喜好和习惯。我们项目总结会会尽量控制在30分钟,每个人的发言时间都会尽量控制在一两分钟之内。一个项目有的团队会有每日周会,至少每周两个。这个都取决于项目团队前期的决定。

5、大规模协作可能需要大家对一些软件的操作和技能水平、工作习惯是比较相近的;能否介绍一下你们的培训体系和机制?

我们在一入职的时候,会有一个一到两天的自学式的培训,主要是帮你熟悉各个软件的一些简单的功能,比如说。谷歌组件、Slack、Zoom的使用方法,以及公司规则的培训,就是告诉大家要互相尊重、合理安排时间,其中最重要的一点就是要大家要把自己作为公司所有人来思考自己所做的所有的的决定。很多时候也是在工作中跟同事配合来学习的。

6、是否有一套标准的具体流程分工安排来保证大家的工作有序开展?还是case by case讨论得出?

对,其实我们公司有一套相对来说比较稳定的流程。我们有销售的过程,找到客户找到需求的以后,会有公司内部的一个统一调动的小型的委员会,会通过我们各自在公司信息库里的个人的专长、背景来找到合适的人员,然后把他加入在项目组,并使用项目管理软件对整个项目进行分配和管理。因为每个项目的范围、大小和时间长短都不一样,因此在后期资源调配也会依据项目来进行调整。

7、有哪些是评价工作的最核心的准则?

我们是一家咨询公司,因此每个咨询项目会有一个SOW(Statement of Work,工作说明书),SOW和客户满意度是核心评判标准

8、离职率怎么样,会不会很多人不适合就自然淘汰掉了,还是说招人的时候会特意筛选哪类人,看哪些特质等? 

这个话题就比较有意思了,因为我们公司最早的时候很扁平,没有太多上下级关系。最早的时候,公司淘汰率非常低,甚至以从来不开除员工在行业里出名过。但是就像我刚才提到的,远程办公到后期会出现很多问题,比如一些员工加入了以后,你再也找不到他了。因此公司进行了一个结构化调整,有了竞争机制出现,把一些不太适合这样的工作方式的同事,或者是没有达到这样标准的同事淘汰掉。当然,离职的人很大一部分原因就是不能适应长期远程办公,其中一个最核心的原因就是我刚刚提到的孤独感,一些人特别是外国的一些同事,在心理上是没有办法克服掉孤独感的。因此在后期招人的时候,会更多考核他的工作的职业性、自觉性,是否能合理安排自己的时间,是否比较喜欢学习等特质。

9、有哪些比较适合开发团队的协作软件?

Slack, Gmail, Zoom,  calandar , G-suit, conflunce, sobol, expensify, Concur,wechat,salesforce,项目管理软件(trello, todo, excell, 便贴)……

这是我们使用比较多的。就我刚刚说的,没有最好的,只有最适合和最习惯的。

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